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データベースとは

 このブログでは皆さんがオフィスで日常的な事務処理をおこなっていく上で、マイクロソフトのEXCELやWORDを使っていて限界を感じ、データベースのACCESSに挑戦しようとして挫折した人に、再度チャレンジしてもらう為の手助けとなるような記事を書いていこうと思います。

 又、当社にシステムを依頼して頂くにあたって自社の予算内でどの程度のものが出来上がるのかを実際に実例を見ながら、検討して頂く材料になるとも思っています。

 さて、皆さんの中にはEXCELのマクロやVBAを勉強してかなり頑張って業務システムを構築している人もいると思いますが、私から見てどう見ても無理筋だなと思うことやACCESSを使えばもっと簡単に出来るのにと思うことがあります。

 もともと各々のソフトの性質と適用業務が違うのでそうなるのは当然といえば当然です。例えばEXCELが2次元的だとすればデータベースはいわば3次元的なので、発想の転換が必要なのです。

 それには、ある程度、専門的な知識の習得と訓練が必要であり、実践を積む必要があるのです。将来的にそういった職業(例えばSEやプログラマー)になりたい人は必須ですが、現在の事務処理を効率化したいのが目的であればなかなかそこまでは時間をかけられません。

 このブログではそういった人たちを対象に、データベース初心者がつまずきやすいポイントを重点的になるべくわかりやすく、かつ本質的なところは押さえて解説していこうと思います。

 それでは具体的にEXCELで限界を感じる時とはどういう時でしょうか。例えば以下のような問題を感じたことは無いでしょうか。

1.データ量が多くなりすぎて(EXCELの行数が多すぎて、シートの数が増えすぎて)、ファイルを開いたり保存したりするのさえ時間がかかる。
2.ブックの数が増えすぎて、関連がわかりずらくなってきている。又、似たようなファイルが増殖して重複した情報がいろんなファイルに散在している。
3.ファイルを共有サーバーに置いているが、同じファイルを複数の人が使用する時に排他制御がかかり、不便を感じる。
4.誰が更新していいファイルなのか見るだけのファイルなのか全く管理が出来ない。

 上記の問題が顕在化するようになったら、情報の規模が大きくなりすぎて、もはやEXCELで管理できるレベルでは無くなっています。やはり大規模データを管理する仕組みとして効果を発揮するデータベースの導入を検討しなくてはなりません。
 又、データの規模が大きくなくても、業務が複雑化している事により、次のような問題は起きていませんか。

1.EXCELだとファイル同士の関連づけが出来ない(一応EXCELにもルックアップという機能はありますが)。又、顧客名や商品名など複数のファイルで管理しているので同期がとれなくなっている。
2.データを取り出したい場合に複数のファイルの項目の条件を組み合わせて検索したいがそれが出来ない。

 これらは単一のデータ構造を管理するEXCELの仕組み上致し方の無い事で、ここでもやはりリレーショナルデータベースACCESSの利点が最大限に発揮できる場面です。
 ここまででデータベースはどういう場面で必要性が増していくのかというのがおぼろげながら御理解頂けたと思います。 次回ではデータベースを構築する上なぜACCESSなのかという事を考えてみたいと思います。
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テーマ : データベース
ジャンル : コンピュータ

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