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項目の洗い出し(その2)

 項目洗い出しの続きです。引き続き項目の過不足等を精査していきましょう。

 性別・学年・クラスに関しては特段ここでは変更せず、このままいきます。

 生年月日についてです。ここは日付項目に関して全般に言えることなので、少し詳しく見ていきましょう。

 この例では、年・月・日を別々に管理しようとしていますが、生年月日として1つのフィールドにする方法ももちろんあります。どちらがいいかは一概に言えませんが、入力時にも格納時も出力時もフィールドを分けた方がハンドリングが楽な場合があります。

 が、ACCESSで作成する場合は日付項目として1つにした方が便利な面が多いです。日付型にしておけば、入力形式や出力書式をデザイン時に自由に設定できますし、日付のエラーチェックも自動でやってくれます。又、日数を加算したり、日付の差をとったりする関数も用意されています。なので、生年月日は1フィールドに変更しておきます。

 もうひとつ日付の項目に関して考慮することがあります。それは年を西暦で管理するか和暦で管理するかという問題です。経験上やはり、システムで管理する場合は西暦が基本です(日付型にした場合は西暦でのみの管理になります)。2000年問題も終わった事ですし、元号が変わっても何ら影響を受ける事はないですから。ただし、官公庁のシステムでは出力書類に関しては和暦が一般的ですから、出力時に和暦変換する必要があります。もちろんACCESSでは画面であれ、帳票であれ、出力書式を和暦指定にするだけです。

 次に郵便番号に関して考える点はハイフンをどうするかです。つまり、ハイフン付きで入力させるか否か、ハイフン付きで入力した場合そのハイフンもデータとして保持するかどうかです。ACCESSではどちらでも可能になっています。数字だけの項目の場合、途中で数字以外の文字を入力させるのは入力者に負担をかけることになりますので、ハイフン無しの方がいいような気がしますが、表示するときはハイフンがあった方が見やすいと思います。いづれにせよ、入出力の設計をする時に再度考えるとして、テーブル上は1つのフィールドにするという事にしておきます。

 同様にTEL、FAX、携帯電話についても1つのフィールドのままにします。

 住所に関して「都道府県、市区郡、町名、ビル名」まで分割してみましたが、フィールドを分けて入力(格納)するのが面倒な場合もあって、「住所」フィールド1つで留めておくケースも多いです。ただ、フィールドを分けておけば県毎、市区郡毎にデータを検索したり、集計したりする場合に便利になります。このようにデータ入力後、そのデータをどう使うかによってどこまで細かく管理しなければならないかが決まってきます。

 ちなみにACCESSでは郵便番号を入れると、住所をACCESSに内蔵されている住所テーブルより索引してくれる機能があります。更にフィールドを都道府県、市区郡、町名に分けておけば各々に格納してくれます。その機能を使う予定でこのままフィールドを分けておく事とします。

 メールアドレスでPC用と携帯用で分けたのは、メールを送信するような仕組みを想定した場合、受け取る端末により文字数、添付ファイルの有無などで切り分けて考えなければならない事を考慮しました。

 家族フィールドですが、家族なので姓は同じはずですので、省略できます。不要と思われるものは出来るだけ節約します。そうすればデータベースの容量の節約(1データでは大したことがないように見えても、データが増えるとこれが馬鹿になりません)になるし、入力が不要になりますし、不要なデータを温存しておくとそれの管理が面倒になりますし、整合性を保つのに余計な手間がかかってしまいます。

 連絡先のフィールドでは、TELなのか携帯電話なのかメールアドレスなのか勤務先の住所なのか、明確にした方がいいような気がしますが、逆にデータを収集、入力する上では曖昧(汎用的)にしておいた方が現実的には使い勝手がいい場合があります。

 見直した生徒名簿の図をもう一度示します。

見直した生徒名簿のマインドマップ

 次回では家族フィールドに着目し、リレーショナルテーブルの考え方を解説します。
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