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ACCESSの利用方針

 いかに優秀なソフトであってもその使い方を誤るとメリットどころか業務効率上、逆効果になったりします。

 ACCESS使用の肝は何か。一言でいうなら『コードレスを目指す』という事です。あくまで目指すという事であって、実際の業務システムで完全にコードレスにするのは困難です。このサイトでの紹介事例でもどうしてもコードを書かざるを得ない局面が出てきますが、必要最低限にとどめる予定です。

 過去にあるユーザーの依頼で他のベンダーに作成してもらった請求更新処理が30分以上経っても終わらないんで何とかしてくれというオファーがありました。作りを見てみると想定したとおり、モジュールバリバリでDAOを使って何十万件ものテーブルを1件づつ回して更新していました。(この作成者はSQLも知らなかったのだろうか)

 そこで私は更新クエリーを組んで実行ボタンのイベントに貼り付けた所、3分程で終了するようになりました。その劇的な変化に依頼者は驚き、私は信用を得た次第であります。

 きっとモジュールを組んだ作成者はVisual Basicの言語経験者だったかもしれませんが、ACCESSの初心者だったように思います。そもそもSQLも知らないようだったので、データベース自体の開発経験が無かったのかもしれません。データベース開発においては機能を実現すると同じくらいパフォーマンスを出すという事が業務要件です。

 コードを書かないことを目指す理由は主に以下の通りです。

1.開発生産性が高くなる。
 作る時間に加えて、デバック&テストをする時間も短縮されます。これはクライアント、システムを提供する側双方にとって喜ばしいことで納期が短縮され、人件費も抑えられます。

2.製品の品質が上がる。
 コードを書けば書くほどそこにバグ(プログラムミス)が入り込む余地が増えます。言ってみれば書けば書くほどそこに隙が出来るというわけです。

 逆にコードを書かないことのデメリットとしては「融通が利かない」という一言に尽きると思います。細かい処理というかユーザーの要望通りの動きを実現しようとするとコードでしか対応できない事は事実多いです。であれば最初から書き慣れたコードで書いた方がメンテナンスが楽だと思ってしまう誘惑にも駆られます。

 しかし、そこで立ち止まって下さい。そのユーザーの要求は本当に必要なことなのか。代替案はないのか。慣れてもらえばいいだけなのでは。そこでSEとしての提案力、仕切り力が問われてくるわけです。

 そもそも実はACCESSでコードレスで実装出来るのにやり方を知らなかっただけではないのか。ACCESSではかなりの程度、細かい処理をコードレスで実現できます。これからそれをこのサイトでは証明していこうと思っていますが。

 とにかくこのサイトにおいてはプログラマ向けの技術紹介サイトにする予定はなく、エンドユーザー向けのACCESS利用法(単なるテクニック集ではなく)に重点を当てていきます。

 次回ではいよいよデータベースを構築していくうえでの手順を具体的に解説していきたいと思います。

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RADツールとしてのACCESS

 業務システムを構築するうえで、採用されるデータベース及び開発言語としてよく揚げられる組み合わせとして、Oracle+Visual Basicがあります。他の選択肢としてデータベースではSQL Serverだったり、Postgresqlだったり、MySQLだったりします。又、開発言語としては.net C#だったり、Javaだったりもします。ですが、本格的で堅牢なシステムを構築するには妥当ですが、小規模のシステムを構築するには得てして敷居が高すぎる面があります。


 私がデータベース初心者が利用するツールとしてACCESSを推奨する理由としては以下のような事が揚げられます。


1.コストパフォーマンスが高い。
 なんといっても価格です。他の商用データベース(Oracel,SQL Server)に比較すると圧倒的に安いです。もちろん、Linuxベースのデータベースソフト(Postgresql,MySQL,Base等)はフリーで入手できますが(この点は疑いようが無く、この点のみを採用の判断にするのであればフリーソフトでいいと思います)、次の2.以降の点で見劣りしてしまいます。

2.技術情報が豊富である。
 4.とも絡む話ですが、Webサイト、書籍、知り合い等々、幾らでも無料・有料で情報が入手できる環境にあります。ちなみに私が十数年前ACCESS1.0を始めた頃は、周りに使っている人もいなく関連書籍も全く無く、インターネットでさえまだ普及していませんでした(まだniftyなどパソコン通信全盛の時代でした)。頼りになるのは分厚いマニュアル1冊だけでした。
 もっともACCESSのテクニカルな情報を扱う書籍、サイトは多いものの、テクニック以前の実務に役立つ考え方・ノウハウまで含んだ情報は意外に少ないと思います。そこでこのサイトの存在価値があると思っているのですが。

3.管理、扱いが楽である。
 他のデータベースソフトであればインストール、構築まで様々な手順が必要となり、時間もかかります。ACCESSであればWORD,EXCELをセットアップするのと変わりません。又、出来上がったデータベースは所詮ファイル1個なので可搬性が高いと言えます。バックアップも楽です。

4.普及している。
 使いこなしているかどうかは別にして、ユーザー数が圧倒的に多いと言えます。いくら一部の熱狂的なユーザーがいたとしても絶対数が少ないと製品自体が消滅の憂き目に遭う可能性だってあります。『桐』とかどうなってしまったんでしょう。そういえば『五郎』とかいうのもかつてありました。

5.必要な機能は一通り揃っている。
 ACCESSはデータベースエンジンであり、フォーム・クエリー・レポートを備えた開発環境かつ実行環境であり、Visual Basicという本格的な開発言語を搭載しています。つまり、データベースシステムを構築する上でとりあえず他に何もいらないのです。他のデータベースであれば開発言語は必ず必要としますし、レポートは別にソフトの購入が必要だったりします。

 以上のようにACCESSは様々な点でRAD(Rapid Application Development)ツールとして優れている事がわかりましたが、ここで一つ問題があるとすれば、RADツールにありがちの癖というか特徴を知らないで使うと性能を活かし切れなかったり、余計に工数がかかったりするという事です。このサイトではその癖に焦点をあてて行こうと思っています。

 次回ではACCESS利用の際の方針(このサイトでの紹介事例の開発方針)について述べてみたいと思います。

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データベースとは

 このブログでは皆さんがオフィスで日常的な事務処理をおこなっていく上で、マイクロソフトのEXCELやWORDを使っていて限界を感じ、データベースのACCESSに挑戦しようとして挫折した人に、再度チャレンジしてもらう為の手助けとなるような記事を書いていこうと思います。

 又、当社にシステムを依頼して頂くにあたって自社の予算内でどの程度のものが出来上がるのかを実際に実例を見ながら、検討して頂く材料になるとも思っています。

 さて、皆さんの中にはEXCELのマクロやVBAを勉強してかなり頑張って業務システムを構築している人もいると思いますが、私から見てどう見ても無理筋だなと思うことやACCESSを使えばもっと簡単に出来るのにと思うことがあります。

 もともと各々のソフトの性質と適用業務が違うのでそうなるのは当然といえば当然です。例えばEXCELが2次元的だとすればデータベースはいわば3次元的なので、発想の転換が必要なのです。

 それには、ある程度、専門的な知識の習得と訓練が必要であり、実践を積む必要があるのです。将来的にそういった職業(例えばSEやプログラマー)になりたい人は必須ですが、現在の事務処理を効率化したいのが目的であればなかなかそこまでは時間をかけられません。

 このブログではそういった人たちを対象に、データベース初心者がつまずきやすいポイントを重点的になるべくわかりやすく、かつ本質的なところは押さえて解説していこうと思います。

 それでは具体的にEXCELで限界を感じる時とはどういう時でしょうか。例えば以下のような問題を感じたことは無いでしょうか。

1.データ量が多くなりすぎて(EXCELの行数が多すぎて、シートの数が増えすぎて)、ファイルを開いたり保存したりするのさえ時間がかかる。
2.ブックの数が増えすぎて、関連がわかりずらくなってきている。又、似たようなファイルが増殖して重複した情報がいろんなファイルに散在している。
3.ファイルを共有サーバーに置いているが、同じファイルを複数の人が使用する時に排他制御がかかり、不便を感じる。
4.誰が更新していいファイルなのか見るだけのファイルなのか全く管理が出来ない。

 上記の問題が顕在化するようになったら、情報の規模が大きくなりすぎて、もはやEXCELで管理できるレベルでは無くなっています。やはり大規模データを管理する仕組みとして効果を発揮するデータベースの導入を検討しなくてはなりません。
 又、データの規模が大きくなくても、業務が複雑化している事により、次のような問題は起きていませんか。

1.EXCELだとファイル同士の関連づけが出来ない(一応EXCELにもルックアップという機能はありますが)。又、顧客名や商品名など複数のファイルで管理しているので同期がとれなくなっている。
2.データを取り出したい場合に複数のファイルの項目の条件を組み合わせて検索したいがそれが出来ない。

 これらは単一のデータ構造を管理するEXCELの仕組み上致し方の無い事で、ここでもやはりリレーショナルデータベースACCESSの利点が最大限に発揮できる場面です。
 ここまででデータベースはどういう場面で必要性が増していくのかというのがおぼろげながら御理解頂けたと思います。 次回ではデータベースを構築する上なぜACCESSなのかという事を考えてみたいと思います。

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